La gestión del tiempo
Entrevistador: ¿Para qué y porqué gestionar nuestro tiempo?
AEE: No tenemos tiempo para nada y eso nos estresa y nos hace infelices. La realidad es que estamos desorganizados y que necesitamos tiempo, pero no lo valoramos como realmente merece. El tiempo es un activo más como lo es el dinero y tenemos que gestionarlo como tal.
Decía Séneca que nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda los perdemos sin darnos cuenta.
Gestionar el tiempo es un hábito, al principio nos costara pero con autodisciplina encontraremos lo útil que es y veremos que nos permite ser felices por el simple hecho de tener tiempo para todo.
Entrevistador: ¿Por donde se empieza en esto de gestionar el tiempo?
AEE: Primero por conocernos a nosotros mismos, porque no todos somos iguales y hay a quien no le cuesta levantarse temprano y al contrario a quien no le cuesta acostarse tarde. Algunos desde primera hora de la mañana son terriblemente activos y lucidos, pero por otro lado los hay quienes tardamos en despertar. Aunque, desde luego, hay horas comunes a todos, por ejemplo la de después del almuerzo donde a todos nos entra el sopor propio del mediodía. Por tanto, partiendo de esta base, tenemos que empezar a organizar el día según nuestra personal curva de rendimiento.
El segundo paso sería establecer metas u objetivos a cumplir, bien en el día, en la semana o en el mes. No deben ser ni demasiados exigentes ni demasiado blandos, y por supuesto deben ser realistas. Si habitualmente no hago ejercicio no puedo pretender estar preparado para correr la maratón en una semana. Por tanto, deben ser objetivos alcanzables para no desmotivarme. En seis meses de continuo entrenamiento puedo correr sin morir en el intento la distancia de una carrera de fondo.
Hay que ser exigentes con nosotros mismos, pero también conocer nuestra realidad. Cuando hablo de marcar unos objetivos no solo hablo de los profesionales y de trabajo sino también de los personales.
Entrevistador: Todos tenemos claro unos objetivos aunque quizás no los hayamos definido correctamente.
AEE: Tener unos objetivos es el principio, pero no lo es todo. Hay que establecer también unas prioridades siendo estas la clave.
Hay una regla llamada el Principio de Pareto, es la regla 20/80 donde el 20% de algo hace el 80% del todo. Esta regla se aplica a todo en esta vida y nos sirve para establecer prioridades y objetivos, 20% de los clientes son el 80% de la venta, el 20% de las tareas domesticas es el 80% de la limpieza de la casa, etc….las aplicaciones son infinitas. Por tanto, la prioridad es el 20% de ese objetivo final.
Ejemplo: Si el objetivo es tener limpia la casa el 20% de este objetivo es tenerla ordenada.
Así definimos los objetivos y establecemos prioridades planificando el día. Planificar el dí es visualizarlo y a ser posible ponerlo por escrito. Eso nos ayuda a pensarlo estudiarlo y razonarlo. Al establecer un plan por escrito debemos ser flexibles y entender que en el día a día surgen imprevistos, que nos pueden llevar al traste nuestros planes mas meticulosamente establecidos. Un cliente inesperado que hay que atender, el autobús que llega tarde o el niño que se levanto con fiebre. Y entender sin traumas ni estrés que habrá tareas que posponer o cambiar de día. La flexibilidad en la planificación es tan importante como la planificación en sí misma.
Hay quien recomienda empezar por la tarea más difícil y desagradable, en ese sentido puede leerse el libro “Tráguese ese sapo” de Brian Tracy. Aunque esta teoría haya tenido mucha fama yo personalmente no soy capaz y prefiero entrar en calor con algo más suave y no tan desagradable y así, una vez envalentonada, enfrentarme a mis más terribles monstruos a media mañana. En este sentido soy de la opinión de que no hay formulas para todo y que simplemente tenemos que ser consecuentes y responsables con nuestra vida y nuestro trabajo.
Entrevistador: Pero en el día a día surgen mil cosas que nos hacen perder el tiempo.
AEE: Cierto, son los ladrones del tiempo. La figura de los ladrones del tiempo, a quien le guste leer los recordara en “Momo” de Michel Ende (un libro teóricamente para niños). Los ladrones del tiempo no son los mismos para todos, tenemos que identificarlos según cada caso. Puede ser la mala gestión del teléfono, las visitas no planificadas, la mala gestión de las reuniones o el echo de postergar para mañana las tareas, así como no entenderme con los demás a la hora de comunicarme con lo que surgen mil malentendidos. Muy habitual es atender a problemas no prioritarios ni importantes en proporción, ese es principal ladrón del tiempo de los perfeccionistas o realizar los trabajos deprisa lo que nos supone andar corrigiendo errores.
Pero en casa también tenemos que y quien nos roba el tiempo, por ejemplo la TV, la Play o el Messenger son ladrones del tiempo impresionantes, también por supuesto la mala planificación en las tareas domésticas, los compromisos sociales no deseados, o nuestra forma de ser, si somos rencorosos y quisquillosos también nos hace perder mucho el tiempo etc…
Tenemos que pararnos a pensar e identificar cuales son nuestros ladrones del tiempo, están muy personalizados porque van pegados a cada uno de nosotros.
Entrevistador: ¿Como podemos cortar con esas mil cosas que nos roban tiempo?
AEE: Primero hay que conocerlas, pero se deben evitar las interrupciones cuando uno esta concentrado en el trabajo, porque retomar la acción nos lleva tiempo, es preferible por ejemplo darle al silenciador del teléfono y llamar luego. Hay que acostumbrar al cliente que se le atenderá mejor si pide cita, sería un ejmplo dentro del marco de un despacho. Acostumbrar a los niños, que hay un tiempo para hacer deberes, otro para jugar y otro para ver la tele, sería el ejmplo ideal para la casa.
Las reuniones, son una de esas cosas necesarias en la vida pero que nos roban mucho tiempo. La reunión será mas productiva si es concreta y se planifica. Existen una técnica que el breafing, se utiliza en muchas organizaciones, no solo en empresas sino también en instituciones como la policía. Es una reunión breve con el equipo antes de empezar la tarea, si se aplica bien es muy práctica en la dirección de equipos; por cierto en casa también tenemos una equipo esto no es exclusivo del trabajo.
También es muy importante no ser un apagafuegos sino prevenirlos, estar al salto de mata a lo que surge quita tiempo e impide planificarse. En cambio sino adelantamos al problema y lo cogemos por los cuernos habremos ganado tiempo y habremos eliminado estrés. Se debe de buscar prever las situaciones.
Entrevistador: Sabes que la realidad de los horarios laborales no nos ayuda.
AEE: Desde luego en eso tienes toda la razón y en parte me coges. La forma estandarizada de trabajo en España no ayuda a la conciliación familiar y a la regla de ocho horas de trabajo, ocho horas de sueño, ocho horas para la vida personal. Pero también estamos siempre esperando que otro nos resuelva el problema, es como la reforma laboral, sino viene reglado en una ley nadie hace nada. O como en los cruces de las calles, en España la mayoría los cruces tienen semáforo, porque sino hay semáforo no somos capaces de cedernos el paso. Hay que ser capaces de negociar y plantear alternativas a nuestro jefe dentro del trabajo. Pero en las negociaciones hay que tener claro, que por un lado se toma y por otro se cede hasta llegar aun punto en que ambas partes salgan medianamente ganando.
También creo que tenemos un problema interior, donde no tenemos claro cuales son las cosas importantes y nos dejamos llevar por la vorágine del estilo de vida actual.
En la planificación del tiempo tenemos que tener claro dos cosas, que debemos delegar y que nuestros seres queridos y nosotros mismos deben ser tan prioritarios como cualquier otro trabajo a ejecutar.
Siguiendo mi línea de recomendar lectura y en línea con lo último que hemos hablado os recomiendo el libro de Alex Rovira “La Brújula Interior” ED. Empresa Activa.
AEE: No tenemos tiempo para nada y eso nos estresa y nos hace infelices. La realidad es que estamos desorganizados y que necesitamos tiempo, pero no lo valoramos como realmente merece. El tiempo es un activo más como lo es el dinero y tenemos que gestionarlo como tal.
Decía Séneca que nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan y el que nos queda los perdemos sin darnos cuenta.
Gestionar el tiempo es un hábito, al principio nos costara pero con autodisciplina encontraremos lo útil que es y veremos que nos permite ser felices por el simple hecho de tener tiempo para todo.
Entrevistador: ¿Por donde se empieza en esto de gestionar el tiempo?
AEE: Primero por conocernos a nosotros mismos, porque no todos somos iguales y hay a quien no le cuesta levantarse temprano y al contrario a quien no le cuesta acostarse tarde. Algunos desde primera hora de la mañana son terriblemente activos y lucidos, pero por otro lado los hay quienes tardamos en despertar. Aunque, desde luego, hay horas comunes a todos, por ejemplo la de después del almuerzo donde a todos nos entra el sopor propio del mediodía. Por tanto, partiendo de esta base, tenemos que empezar a organizar el día según nuestra personal curva de rendimiento.
El segundo paso sería establecer metas u objetivos a cumplir, bien en el día, en la semana o en el mes. No deben ser ni demasiados exigentes ni demasiado blandos, y por supuesto deben ser realistas. Si habitualmente no hago ejercicio no puedo pretender estar preparado para correr la maratón en una semana. Por tanto, deben ser objetivos alcanzables para no desmotivarme. En seis meses de continuo entrenamiento puedo correr sin morir en el intento la distancia de una carrera de fondo.
Hay que ser exigentes con nosotros mismos, pero también conocer nuestra realidad. Cuando hablo de marcar unos objetivos no solo hablo de los profesionales y de trabajo sino también de los personales.
Entrevistador: Todos tenemos claro unos objetivos aunque quizás no los hayamos definido correctamente.
AEE: Tener unos objetivos es el principio, pero no lo es todo. Hay que establecer también unas prioridades siendo estas la clave.
Hay una regla llamada el Principio de Pareto, es la regla 20/80 donde el 20% de algo hace el 80% del todo. Esta regla se aplica a todo en esta vida y nos sirve para establecer prioridades y objetivos, 20% de los clientes son el 80% de la venta, el 20% de las tareas domesticas es el 80% de la limpieza de la casa, etc….las aplicaciones son infinitas. Por tanto, la prioridad es el 20% de ese objetivo final.
Ejemplo: Si el objetivo es tener limpia la casa el 20% de este objetivo es tenerla ordenada.
Así definimos los objetivos y establecemos prioridades planificando el día. Planificar el dí es visualizarlo y a ser posible ponerlo por escrito. Eso nos ayuda a pensarlo estudiarlo y razonarlo. Al establecer un plan por escrito debemos ser flexibles y entender que en el día a día surgen imprevistos, que nos pueden llevar al traste nuestros planes mas meticulosamente establecidos. Un cliente inesperado que hay que atender, el autobús que llega tarde o el niño que se levanto con fiebre. Y entender sin traumas ni estrés que habrá tareas que posponer o cambiar de día. La flexibilidad en la planificación es tan importante como la planificación en sí misma.
Hay quien recomienda empezar por la tarea más difícil y desagradable, en ese sentido puede leerse el libro “Tráguese ese sapo” de Brian Tracy. Aunque esta teoría haya tenido mucha fama yo personalmente no soy capaz y prefiero entrar en calor con algo más suave y no tan desagradable y así, una vez envalentonada, enfrentarme a mis más terribles monstruos a media mañana. En este sentido soy de la opinión de que no hay formulas para todo y que simplemente tenemos que ser consecuentes y responsables con nuestra vida y nuestro trabajo.
Entrevistador: Pero en el día a día surgen mil cosas que nos hacen perder el tiempo.
AEE: Cierto, son los ladrones del tiempo. La figura de los ladrones del tiempo, a quien le guste leer los recordara en “Momo” de Michel Ende (un libro teóricamente para niños). Los ladrones del tiempo no son los mismos para todos, tenemos que identificarlos según cada caso. Puede ser la mala gestión del teléfono, las visitas no planificadas, la mala gestión de las reuniones o el echo de postergar para mañana las tareas, así como no entenderme con los demás a la hora de comunicarme con lo que surgen mil malentendidos. Muy habitual es atender a problemas no prioritarios ni importantes en proporción, ese es principal ladrón del tiempo de los perfeccionistas o realizar los trabajos deprisa lo que nos supone andar corrigiendo errores.
Pero en casa también tenemos que y quien nos roba el tiempo, por ejemplo la TV, la Play o el Messenger son ladrones del tiempo impresionantes, también por supuesto la mala planificación en las tareas domésticas, los compromisos sociales no deseados, o nuestra forma de ser, si somos rencorosos y quisquillosos también nos hace perder mucho el tiempo etc…
Tenemos que pararnos a pensar e identificar cuales son nuestros ladrones del tiempo, están muy personalizados porque van pegados a cada uno de nosotros.
Entrevistador: ¿Como podemos cortar con esas mil cosas que nos roban tiempo?
AEE: Primero hay que conocerlas, pero se deben evitar las interrupciones cuando uno esta concentrado en el trabajo, porque retomar la acción nos lleva tiempo, es preferible por ejemplo darle al silenciador del teléfono y llamar luego. Hay que acostumbrar al cliente que se le atenderá mejor si pide cita, sería un ejmplo dentro del marco de un despacho. Acostumbrar a los niños, que hay un tiempo para hacer deberes, otro para jugar y otro para ver la tele, sería el ejmplo ideal para la casa.
Las reuniones, son una de esas cosas necesarias en la vida pero que nos roban mucho tiempo. La reunión será mas productiva si es concreta y se planifica. Existen una técnica que el breafing, se utiliza en muchas organizaciones, no solo en empresas sino también en instituciones como la policía. Es una reunión breve con el equipo antes de empezar la tarea, si se aplica bien es muy práctica en la dirección de equipos; por cierto en casa también tenemos una equipo esto no es exclusivo del trabajo.
También es muy importante no ser un apagafuegos sino prevenirlos, estar al salto de mata a lo que surge quita tiempo e impide planificarse. En cambio sino adelantamos al problema y lo cogemos por los cuernos habremos ganado tiempo y habremos eliminado estrés. Se debe de buscar prever las situaciones.
Entrevistador: Sabes que la realidad de los horarios laborales no nos ayuda.
AEE: Desde luego en eso tienes toda la razón y en parte me coges. La forma estandarizada de trabajo en España no ayuda a la conciliación familiar y a la regla de ocho horas de trabajo, ocho horas de sueño, ocho horas para la vida personal. Pero también estamos siempre esperando que otro nos resuelva el problema, es como la reforma laboral, sino viene reglado en una ley nadie hace nada. O como en los cruces de las calles, en España la mayoría los cruces tienen semáforo, porque sino hay semáforo no somos capaces de cedernos el paso. Hay que ser capaces de negociar y plantear alternativas a nuestro jefe dentro del trabajo. Pero en las negociaciones hay que tener claro, que por un lado se toma y por otro se cede hasta llegar aun punto en que ambas partes salgan medianamente ganando.
También creo que tenemos un problema interior, donde no tenemos claro cuales son las cosas importantes y nos dejamos llevar por la vorágine del estilo de vida actual.
En la planificación del tiempo tenemos que tener claro dos cosas, que debemos delegar y que nuestros seres queridos y nosotros mismos deben ser tan prioritarios como cualquier otro trabajo a ejecutar.
Siguiendo mi línea de recomendar lectura y en línea con lo último que hemos hablado os recomiendo el libro de Alex Rovira “La Brújula Interior” ED. Empresa Activa.