Delegar
Entrevistador: El día anterior que hablamos de gestión del tiempo nos dijiste que clave para esa gestión del tiempo es delegar. Concepto que parecer fácil pero que en la práctica no lo es tanto.
AEE: Peter Drucker, que es uno de esos grandes gurús de la empresa a los que debemos tanto, decía que hay tres tipos de tareas:
· Las tareas que no son necesarias y que por tanto hay que eliminar.
· Las tareas que puede hacer otro, esas se deben delegar.
· Las tareas que no se pueden delegar y que son fundamentales para el logro de los objetivos, esas tenemos que hacerlas nosotros mismos tan bien como nos sea posible.
Así pues, describiremos la función de delegar como la manera de involucrar al resto del equipo en la responsabilidad de obtener unos resultados dandoles mas libertad para tomar decisiones.
Por tanto saber delegar trabajos es uno de los secretos de cualquier persona bien organizada y mejorara la consecución de resultados.
Entrevistador: ¿Si delegar tareas nos permite ganar tiempo, porque no delegamos más a menudo?
AEE: Nos cuesta delegar porque la persona que delega es por supuesto, el responsable del resultado final. Así si algo sale mal, tendrá que dar la cara.También la gente teme delegar parte de su trabajo porque siente que pierde parte o en todo el control sobre el mismo. Se tiene la sensación cuando delegamos que perdemos peso o importancia dentro de la organización. Y es todo lo contrario, al tener más tiempo, nos hacemos una mejor idea del conjunto y vemos nuevas oportunidades, detectamos posibles peligros y desarrollamos nuevas ideas que puedan aumentar la eficacia del equipo, lo que aumenta nuestro valor y peso en la organización.
Delegar nos permite conseguir más tiempo para hacer lo realmente importante, pero además, y lo que es más importante, nos ayuda a desarrollar el potencial de los miembros del equipo, lo que aumenta la eficacia de dicho equipo.
Por ejemplo en ese equipo que tenemos en casa delegar ciertos trabajos menores en los niños o adolescentes ayuda a su autoestima. Algunos recordareis cuando de niños íbamos a los recados al súper o la tienda de la esquina, todos nos sentíamos importantes comprando el pan que todos comeríamos al mediodía.
Entrevistador: ¿Como delegamos, que delegamos, sobre quien delegamos?
AEE: Peter Drucker, que es uno de esos grandes gurús de la empresa a los que debemos tanto, decía que hay tres tipos de tareas:
· Las tareas que no son necesarias y que por tanto hay que eliminar.
· Las tareas que puede hacer otro, esas se deben delegar.
· Las tareas que no se pueden delegar y que son fundamentales para el logro de los objetivos, esas tenemos que hacerlas nosotros mismos tan bien como nos sea posible.
Así pues, describiremos la función de delegar como la manera de involucrar al resto del equipo en la responsabilidad de obtener unos resultados dandoles mas libertad para tomar decisiones.
Por tanto saber delegar trabajos es uno de los secretos de cualquier persona bien organizada y mejorara la consecución de resultados.
Entrevistador: ¿Si delegar tareas nos permite ganar tiempo, porque no delegamos más a menudo?
AEE: Nos cuesta delegar porque la persona que delega es por supuesto, el responsable del resultado final. Así si algo sale mal, tendrá que dar la cara.También la gente teme delegar parte de su trabajo porque siente que pierde parte o en todo el control sobre el mismo. Se tiene la sensación cuando delegamos que perdemos peso o importancia dentro de la organización. Y es todo lo contrario, al tener más tiempo, nos hacemos una mejor idea del conjunto y vemos nuevas oportunidades, detectamos posibles peligros y desarrollamos nuevas ideas que puedan aumentar la eficacia del equipo, lo que aumenta nuestro valor y peso en la organización.
Delegar nos permite conseguir más tiempo para hacer lo realmente importante, pero además, y lo que es más importante, nos ayuda a desarrollar el potencial de los miembros del equipo, lo que aumenta la eficacia de dicho equipo.
Por ejemplo en ese equipo que tenemos en casa delegar ciertos trabajos menores en los niños o adolescentes ayuda a su autoestima. Algunos recordareis cuando de niños íbamos a los recados al súper o la tienda de la esquina, todos nos sentíamos importantes comprando el pan que todos comeríamos al mediodía.
Entrevistador: ¿Como delegamos, que delegamos, sobre quien delegamos?
AEE: Vamos a poner el ejemplo de las tareas domésticas. En la vida actual es habitual que los dos cabezas de familia trabajen, si la obtención de ingresos es compartida las tareas domésticas deberían ser lo también. Puesto que la mujer tiene asumido el papel de responsable de dichas tareas lo que tiene que hacer es delegar, en lugar de quejarse de que el marido no la ayuda. Si empezamos por delegar todos en la unidad familiar acabarán responsabilizándose de las tareas domésticas.
Para que la delegación funcione es clave seguir una serie de pautas.
1. Seleccionar a la persona adecuada para el trabajo. Se puede seleccionar en base a dos criterios: escoger al más preparado, es lo mas rápido, pero también podemos escoger a quien mas puede aprender con el logro obtenido. Es importante delegar el trabajo completo en una persona y dale toda la responsabilidad. Sin embargo, no olvides que la responsabilidad última recae sobre ti. Cuando delegas algo a alguien, asegúrate de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a esa persona, y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados. Ejem: Durante el próximo mes será fulano quien se encargara de mantener limpia la ropa de la unidad familiar.
2. Capacitar a esa persona. No hay que suponer que la gente sabe como hacer el trabajo, de manera que lo primero que se debe hacer es instruir sobre la tarea a realizar. Es vital dar información suficiente para su ejecución, plantea una visión global de lo que pretendes. Ejem: El objetivo es tener la ropa limpia y lista para su uso, para la cual hay que lavarla, secarla, plancharla y guardarla. Trasmite toda la información que posees sobre el asunto, dota de los recursos necesarios para lograr minímamente unos resultados, así como expresa todas las condiciones desde el principio. Ejem: Explica que hay prendas pueden lavarse en la lavadora, otras no; donde obtener dicha información, las condiciones del color y la temperatura, las maquinas y productos necesarios, etc…todo lo que sepas sobre el asunto.
3. Enfócate en los resultados, no en el proceso. Delega responsabilidad (tener la ropa limpia), no el trabajo (poner la lavadora). Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en lo que tú quieres, no en cómo hacerlo. Deja que desarrolle la metodología de cómo alcanzar la meta. (Salvando aquellas cosas en donde el “cómo” sea importante, es el caso de la elaboración de una comida).Dialoga, cambia impresiones, fomentando los diferentes puntos de vista, las sugerencias y los comentarios. Ejem. Es mejor poner la lavadora por la noche y tender por la mañana o al revés. Revisa el trabajo que has delegado, por el simple echo que la responsabilidad del trabajo es tuya. En las revisiones no te centres en lo que se hizo mal, ejem: la ropa esta arrugada, sino en lo que se puede mejorar, ejem: añadir algún producto que facilite el planchado o no cargar tanto la lavadora. Para llegar al objetivo final de delegar tienes que tener paciencia. Es muy fácil que las cosas no salgan a la primera.
4. Establece tiempos límite basados en la responsabilidad de individuo sobre el que delegas. Si la persona es lo que conocemos como un “dejado”. No puedes decir eso ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible. En ese caso tienes que ser específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea terminado o te encontraras sin ropa que ponerte.
5. Dale confianza y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad. Aprende de la experiencia para que puedas delegar más eficazmente la próxima vez. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo. Si alguien te trae un problema puedes escuchar sin asumir responsabilidad para resolver el problema. Apóyalo pero no le rescates. Ejem: Si la lavadora no se abre, explica que hay que esperar 5 minutos a que se abra, porque si al final acabas abriéndola te puedes encontrar tendiéndola también.
Entrevistador: Parecía sencillo delegar, y resulta que tiene todo un proceso que puede desanimarnos.
AEE: Delegar correctamente tiene un proceso, no cumplir los puntos anteriores supondrá un fracaso y fracasar nos hará ser reticentes a intentarlo de nuevo.Al principio los resultados pueden ser negativos, pero si seguimos insistiendo y corrigiendo los errores, el éxito en el medio plazo puede ser ilimitado.
Piensa que por muy bueno que seas en tus actividades, nunca podrás lograr más que si trabajas conjuntamente con tu equipo, es decir, los logros de grupo siempre son mucho mayores que el individual. Probablemente en un inicio sientas que no avanzas tan rápidamente como si lo hicieras tu solo, es mas fácil ponerse de acuerdo con uno mismo antes que con otros, pero con el paso del tiempo te darás cuenta que la eficiencia y eficacia del equipo aumentará y los resultados serán sorprendentes. Paciencia, conseguir involucrar a todos los miembros de la familia en la tareas domesticas puede ser complicado, pero el resultado para ti y para ellos merecerá el esfuerzo.
Para hacer más cercano el proceso de delegar lo hemos visto dentro de las tareas domésticas, pero es aplicable a todos los trabajos y es fundamental en la empresa y en la dirección de equipos.
Delegar es la habilidad para compartir liderazgo y es la clave para animar y motivar al personal para que se sientan más implicados en los procesos y decisiones que afectan a sus tareas. La buena motivación y el orgullo de sentirse competente en el trabajo puede obrar milagros. Si usted sabe delegar correctamente, se quedará perplejo de la capacidad de sus colaboradores puesto que desplegar toda su ambición y talento en la perfecta realización de sus tareas.
Para que la delegación funcione es clave seguir una serie de pautas.
1. Seleccionar a la persona adecuada para el trabajo. Se puede seleccionar en base a dos criterios: escoger al más preparado, es lo mas rápido, pero también podemos escoger a quien mas puede aprender con el logro obtenido. Es importante delegar el trabajo completo en una persona y dale toda la responsabilidad. Sin embargo, no olvides que la responsabilidad última recae sobre ti. Cuando delegas algo a alguien, asegúrate de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a esa persona, y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados. Ejem: Durante el próximo mes será fulano quien se encargara de mantener limpia la ropa de la unidad familiar.
2. Capacitar a esa persona. No hay que suponer que la gente sabe como hacer el trabajo, de manera que lo primero que se debe hacer es instruir sobre la tarea a realizar. Es vital dar información suficiente para su ejecución, plantea una visión global de lo que pretendes. Ejem: El objetivo es tener la ropa limpia y lista para su uso, para la cual hay que lavarla, secarla, plancharla y guardarla. Trasmite toda la información que posees sobre el asunto, dota de los recursos necesarios para lograr minímamente unos resultados, así como expresa todas las condiciones desde el principio. Ejem: Explica que hay prendas pueden lavarse en la lavadora, otras no; donde obtener dicha información, las condiciones del color y la temperatura, las maquinas y productos necesarios, etc…todo lo que sepas sobre el asunto.
3. Enfócate en los resultados, no en el proceso. Delega responsabilidad (tener la ropa limpia), no el trabajo (poner la lavadora). Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en lo que tú quieres, no en cómo hacerlo. Deja que desarrolle la metodología de cómo alcanzar la meta. (Salvando aquellas cosas en donde el “cómo” sea importante, es el caso de la elaboración de una comida).Dialoga, cambia impresiones, fomentando los diferentes puntos de vista, las sugerencias y los comentarios. Ejem. Es mejor poner la lavadora por la noche y tender por la mañana o al revés. Revisa el trabajo que has delegado, por el simple echo que la responsabilidad del trabajo es tuya. En las revisiones no te centres en lo que se hizo mal, ejem: la ropa esta arrugada, sino en lo que se puede mejorar, ejem: añadir algún producto que facilite el planchado o no cargar tanto la lavadora. Para llegar al objetivo final de delegar tienes que tener paciencia. Es muy fácil que las cosas no salgan a la primera.
4. Establece tiempos límite basados en la responsabilidad de individuo sobre el que delegas. Si la persona es lo que conocemos como un “dejado”. No puedes decir eso ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible. En ese caso tienes que ser específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea terminado o te encontraras sin ropa que ponerte.
5. Dale confianza y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad. Aprende de la experiencia para que puedas delegar más eficazmente la próxima vez. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo. Si alguien te trae un problema puedes escuchar sin asumir responsabilidad para resolver el problema. Apóyalo pero no le rescates. Ejem: Si la lavadora no se abre, explica que hay que esperar 5 minutos a que se abra, porque si al final acabas abriéndola te puedes encontrar tendiéndola también.
Entrevistador: Parecía sencillo delegar, y resulta que tiene todo un proceso que puede desanimarnos.
AEE: Delegar correctamente tiene un proceso, no cumplir los puntos anteriores supondrá un fracaso y fracasar nos hará ser reticentes a intentarlo de nuevo.Al principio los resultados pueden ser negativos, pero si seguimos insistiendo y corrigiendo los errores, el éxito en el medio plazo puede ser ilimitado.
Piensa que por muy bueno que seas en tus actividades, nunca podrás lograr más que si trabajas conjuntamente con tu equipo, es decir, los logros de grupo siempre son mucho mayores que el individual. Probablemente en un inicio sientas que no avanzas tan rápidamente como si lo hicieras tu solo, es mas fácil ponerse de acuerdo con uno mismo antes que con otros, pero con el paso del tiempo te darás cuenta que la eficiencia y eficacia del equipo aumentará y los resultados serán sorprendentes. Paciencia, conseguir involucrar a todos los miembros de la familia en la tareas domesticas puede ser complicado, pero el resultado para ti y para ellos merecerá el esfuerzo.
Para hacer más cercano el proceso de delegar lo hemos visto dentro de las tareas domésticas, pero es aplicable a todos los trabajos y es fundamental en la empresa y en la dirección de equipos.
Delegar es la habilidad para compartir liderazgo y es la clave para animar y motivar al personal para que se sientan más implicados en los procesos y decisiones que afectan a sus tareas. La buena motivación y el orgullo de sentirse competente en el trabajo puede obrar milagros. Si usted sabe delegar correctamente, se quedará perplejo de la capacidad de sus colaboradores puesto que desplegar toda su ambición y talento en la perfecta realización de sus tareas.