Montar un negocio propio: Presupuestos, forma jurídica.
Para cerrar este paquete de entrevistas o claves para ser emprendedor, o lo que es lo mismo, montar una empresa. Hemos escogido hablar, del muy importante tema, las estimaciones de las ventas, de los presupuestos y de la forma jurídica que ha de tomar nuestro proyecto, junto con las implicaciones legales que conlleva.
Entrevistador: Aquí, hoy, vamos a hablar de números, de leyes y de impuestos. ¿Son palabras mayores?
AEE: Quizás esta parte pueda ser menos atractiva o asustarnos un poco más, pero es tan vital como las anteriores.
Seguramente la palabra presupuesto nos hace pensar en grandes corporaciones o incluso en los Presupuestos Generales del Estado. ¿Y cómo no?, en algo complicado y engorroso. Por supuesto no vendré a decir aquí que un presupuesto es algo fácil de realizar, pero, como todo, vamos a desmitificarlo y vamos entender que es una herramienta útil y recesaría.
Entrevistador: Cuando hablas de presupuestos, ¿a qué te refieres?
AEE: El presupuesto, en general, es una herramienta que usamos para saber en términos económicos de donde partimos y adonde vamos en nuestra empresa. “Vamos, filosofía pura”.
Cuando hablamos de presupuestos en una empresa, pensamos en algo estático y algo limitador, cuando no debería ser ninguna de las dos cosas.
Puesto que los presupuestos deben ser flexibles y revisables, el mejor sitio para que lo consigan es la pequeña empresa.
Y puesto que nos indican de dónde partimos y adónde queremos ir, serán tremendamente útiles en un proyecto que empieza.
Por tanto, no pensemos que los presupuestos deben ser algo de grandes corporaciones.
Entrevistador: Si a un emprendedor le hablas de presupuestos puede sentirse un tanto abrumado.
AEE: Cierto, cuando hablamos de presupuestos de una empresa, hablamos de una previsión en la cuenta de pérdidas y ganancias, de un presupuesto de capital, de un presupuesto de circulante y, por supuesto, de unos balances previsionales. Pero como todo eso suena muy técnico y no vamos a dormir a nadie, se lo dejamos a los técnicos, y nosotros nos vamos ha ocupar de uno solo fundamental e independiente del tamaño del negocio: el Presupuesto de Tesorería.
Todos son importantes, pero este es imprescindible, y no hace falta tener unos conocimientos especiales para llevarlo acabo.
Entrevistador: ¿Qué es y como llevamos acabo un presupuesto de tesorería?
AEE: Es el que recoge los cobros y los pagos, y por tanto nos va a marcar la tesorería de la empresa, el dinero disponible o no en el negocio.
Trata el flujo efectivo de dinero, no lo confundamos con ingresos y gastos.
Ejems: Puedo facturar lo que llamamos ingreso, pero no cobro hasta….., o puedo tener la factura de la luz, que es un gasto, pero hasta que no se pague no hay un desembolso efectivo de dinero.
Este presupuesto viene a ajustar el flujo de entrada de dinero con el de salida.
¿Cómo lo llevo a cabo? Tengo que tener previstos los ingresos reales y según, éstos, establecer mis pagos. Dependiendo del negocio lo puedo hacer de semana en semana, de mes en mes, bimensual o trimestral. Según mi negocio, seré yo quien establezca cómo es más operativo y útil.
Me debe permitir conocer el déficit o el superávit de mi tesorería, permitiéndome adelantarme a los problemas o rentabilizar al máximo mis recursos.
Entrevistador: ¿Los demás tipos de presupuestos que has comentado?
AEE: Son muy importantes también, porque nos ayudan como el anterior a la toma de decisiones.
Pero hay que tener un mínimo de conocimientos de estados financieros, por lo que creo que merecerían, tantos los estados financieros, como los presupuestos un par de entrevistas aparte.
Con el Presupuesto de Tesorería, es un buen punto para empezar, porque para hacer presupuestos no solo vale los conocimientos técnicos sino que la experiencia es muy importante.
Entrevistador: ¿Cuáles son las formas jurídicas que debe tomar nuestro proyecto?
AEE: Para un emprendedor puede ser un tanto engorroso decidir cuál es la forma jurídica que ha de tener. Y es más, el código de comercio, algunos asesores y los medios económicos no ayudan a que sea menos lioso.
El ejemplo es claro cuando se hace referencia al número de empresas que se constituyen, o no, en el país, se hablan del número de sociedades constituidas nuevas y registradas en el Registro Mercantil. Para tener una empresa no es necesario tener una sociedad registrada en dicho registro. Por tanto, la afirmación va no va unida a la realidad.
O cuando hablamos de autónomos. El autónomo no es solo el pequeño comerciante. Autónomo es un régimen de cotización a la seguridad social que engloba más gente que el pequeño comerciante.
Es muy habitual, en mi despacho, que llegue gente, sobre todo extranjera, que tiene una sociedad mercantil cuando su negocio realmente no lo necesita, fruto de un anterior y pésimo asesoramiento.
Entrevistador: ¿Entonces qué? Como emprendedor sigo estando perdida.
AEE: Debo de utilizar una forma jurídica u otra en base a: primero, las necesidad de capital de la empresa y, segundo, en base al número de socios y la relación entre ellos.
Si, por ejemplo, soy yo solo y se trata de mi primera tienda de ropa, bastará con que me dé de alta fiscalmente en una actividad económica y como autónomo en la Seguridad Social.
Si voy añadir a mi negocio a mi marido, aunque pueda hacerlo, no necesito montar una sociedad, ya tenemos una montada llamada matrimonio.
Si somos cuatro amigos y la inversión del proyecto son 3.000 €, lo lógico es que sea una sociedad limitada. Si y además voy a incluir socios solo capitalistas, entones me interesara la sociedad anónima.
Si por ejemplo somos solo dos socios, con un negocio relativamente modesto, una sociedad civil, puede ser una buena opción.
Si somos 10, independientemente del capital o con un capital modesto, entonces una sociedad cooperativa.
Cada tipo que he descrito tiene unos requisitos administrativos o legales diferentes, que suponen unos costes de gestión diferentes. Lógicamente una sociedad limitada cuesta más que sociedad civil o un “autónomo”.
También tienen implicaciones fiscales diferentes, el ejemplo es claro, las sociedades mercantiles pagan IS.
También puede haber limitaciones legales, ciertas sociedades tienen que tener un mínimo de capital, y no los 3.000€ de toda la vida, es el caso de las empresas constructoras, por citar uno. O sociedades profesionales, léase abogados, economistas, ingenieros, arquitectos, etc.… deben ser eso, Sociedades Limitadas o no, pero con la coletilla de profesionales, porque tienen ciertas obligaciones, que las limitadas normales no tienen y además de ser obligatorias aportan derechos a sus clientes.
Como ves, el abanico es amplio, sin contar que los estatutos de la sociedad, que son las normas por las que se rigen la misma, son establecidos por los socios salvando unos mínimos. Cosa que a la hora de constituir una sociedad nadie o casi nadie recuerda. Pero ahí podemos establecer, siempre que no sea fuera de ley, las especificaciones que queremos para nuestro negocio.
La mayoría de las veces la estructura jurídica de la empresa evolucionará o crecerá con ella. Así, el pequeño comerciante de la tienda de ropa, puede llegar a tener un Grupo societario. Si no que se lo digan a Amancio Ortega (Inditex), por nombrar alguno.
Montar una sociedad limitada o anónima en pequeño negocio, es como ver a una niña de 12 años pintada y enjoyada. Pues como que choca y no pega y resulta caro de mantener.
Entrevistador: ¿Está claro que me tengo que apoyar en un profesional?
AEE: Si, pero al igual que le dije cuando hablábamos de los bancos, debe de exigirle al despacho que lo atienda, que le explique las diferentes opciones con sus diferentes implicaciones y ello por escrito. Y, por supuesto, que si toma una decisión sepa por qué la toma y no porque se lo dice el jurista o asesor.
No tener la forma jurídica adecuada es como correr con un zapato demasiado grande o demasiado pequeño: nos limita.
En algunos casos puede interesarnos un tipo u otro, en base a motivos fiscales, pero eso nos lo va pidiendo la empresa según vaya desarrollándose. Salvando excepciones, al principio no es un motivo para escoger la forma jurídica.
Entrevistador: ¿hablarías ahora de las obligaciones legales de un empresario?
AEE: Hay diferentes obligaciones legales en una empresa, pero están muy ligadas a la actividad de la misma. No es lo mismo un bar, que una clínica veterinaria. O una empresa constructora y una de seguridad.
La ley viene a regular nuestras relaciones con los demás y con el entorno. Si es usted un Púb., tendrá una normativa de ruidos que deberá cumplir; si es clínica médica, tendrá que cumplir más que nadie con una Ley de protección de datos; si es una constructora tendrá importante prevención de riesgos laborales, y, si es un restaurante o servicio de comidas, tendrá una regulación sanitaria.
Por tanto, explicarlas todas me parece una tarea un tanto difícil. Quizás puede ser un tema para más adelante, aunque desgraciadamente no terminemos de englobarlas todas.
Ahora, eso sí, me gustaría esbozar las obligaciones fiscales básicas del empresario, o, como fiscalmente se nos llama, el obligado tributario.
El obligado tributario, tiene 3 obligaciones:
1º presentar autoliquidaciones,
2º abonarlas y
3º informar debidamente de las mismas.
No cumplir alguna de esas tres obligaciones tiene sanción. Y la obligación es del obligado tributario y no del presentador. La delegación de un trabajo a un tercero medie pago o no, no lo exime de su responsabilidad.
Por tanto, cuando se constituye la empresa, debe de conocer y entender sus obligaciones. Desconocimiento de las mismas no exime de su cumplimiento.
Y lo dejaría aquí, pues estos temas a los economistas nos gustan, pero al resto de los mortales, y con razón, les parecen soporíferos. Si hubiéramos hecho el programa por la noche, habríamos triunfado.
Entrevistador: Habías comentado que ibas a hablar de la estimación de ventas, ¿como puedo saber sin experiencia previa cuáles van a ser mis ventas?
AEE: Obviamente, sacando la bola de cristal. Fuera de bromas, tratar de poner una cifra de ventas a por ejemplo, a aquella tienda de saquitos rojos que íbamos a poner en las primeras entrevistas, a mi de da que es bastante complicado. Pero hay formas de enfocar la estimación de ventas para no pegar palos de ciego.
Con dos frases explicamos el cómo se hace:
1º “El pasado explica el futuro”
Para estimar las ventas, aun sin tener experiencia, debo marcar, por un lado, diferentes hipótesis y diferentes escenarios de una realidad futura posible, en base a la experiencia o la observación del entorno, y, por supuesto, grandes dosis de sentido común.
2º “El futuro es la razón de ser del presente”
Para ello debemos marcar un umbral, o varios, en relación con nuestros costes y unos objetivos de ventas íntimamente relacionado con lo anterior. De tal forma que todas mis acciones comerciales vayan encaminadas a conseguir esa cifra de negocios.
Una vez conseguida esa cifra de negocios, iremos buscando el umbral de rentabilidad (que es punto donde el negocio ni pierde ni gana). Incrementar el objetivo de ventas o reducir costes.
Siguiendo con el ejemplo, mi tienda de saquitos tiene que vender mensualmente, para llegar al primer umbral que me marque, 12.000€/mes. Todas mis acciones irán en caminadas a ello. Una vez conseguido, iré a por el siguiente objetivo o umbral.